参加者が倍増する招待状の作り方

二次会に招待する人のリストアップが完成したら、招待状を送りましょう。
招待状の仕上がりは、参加率に大きく影響します。
ちょっとした工夫で、思わず参加したくなる招待状ができますよ。

■思わず参加したくなる招待状のポイント1
招待状で一番大切なのは、マナーと思いやりです。
自分たちのためにわざわざ出席してくれるのですから、親しいお友達でもマナーには注意しましょう。
とはいえ、堅苦しく考える必要はありません。
招待された人が参加しやすいように、必要な情報を漏れなく記載すればいいのです。

例えば、会場へのアクセスがわかりやすいように地図をつける。
車で出席する人のために、駐車場の有無を明記する。
ちょっと引っ込み思案なお友達には、○○さんも出席予定ですよ!と、共通の知り合いも出席することを知らせてあげるなど、ちょっとした配慮があるだけで、招待状を受け取った人は参加してみようかなと気持ちが盛り上がります。
ドレスコードも、男性はネクタイで、女性は何かピンクのものを身につけてきてなど、できる限り具体的に書いておきましょう。

■思わず参加したくなる招待状のポイント2
二次会でどんなイベントが行われるかの予告をしたり、二次会で行うゲームなどのキーワードや合い言葉を記載しておくなど、二次会の内容と連動した招待状にすると、ワクワク感がアップします。

メールで招待状を送るときの注意

最近は二次会の招待状を、メールで送るケースが増えてきました。
メールで招待状を一斉送信するときは、送った人のメールアドレスが他の人にわからないように、必ずBCCにアドレスを入れて送ってください。
また、スパンメールと間違われないように、【結婚式二次会へのご招待】幸田幸太郎&恋川恋美の二次会パーティーなど、わかりやすいタイトルで送りましょう。

二次会の招待から出欠の管理までがすべて同じ画面で管理できるWeb招待状を利用するのも便利ですよ。

(参考サイト)
Weddingday – 結婚式や二次会のご案内はWeb招待状でスマートに

フォーマルな封書も人気

なんでもインターネットですませてしまう時代ですが、封書できちんと招待をすると、印象が断然違います。
招待者全員のメールアドレスがわからない場合もありますので、ワープロで招待状を作るのもおすすめです。
封書なら、会場のショップカードやパンフレットが同封できるというメリットもあります。
幹事さんに住所やメールアドレスなどの個人情報を知られるのを嫌がる人も多いので、招待状の送付は新郎新婦が行うことをおすすめします。

招待状は開催日の2カ月前までに送り、出欠の返事は発送後2週間後くらいまでに返信してもらいましょう。
忙しくて返事が遅れた、返事を送るのを忘れていたというケースも考えられるので、幹事さんやお友達に協力してもらって、お互いに確認をするようにしておくと安心です。
出席者が決まったら、なるべく早く幹事さんに伝えて、プレゼントや席の用意、イベントの参加メンバーなどの計画を立てましょう。